On entend souvent que les entreprises sont aujourd’hui organisées en terme de processus. Je vous propose d’explorer ce que cette idée exprime exactement, ce qu’elle apporte ainsi que les outils concrets qui existent gérer toutes les facettes de ces processus métier.

Passé une certaine taille, bon nombre d’entreprises abordent une structure en silo. C’est à dire que chaque responsabilité de l’entreprise est isolé dans une entité à part entière : comptabilité, conseil/service, R&D, production, service commercial, support, …
Or, rares sont les activités de l’entreprise qui restent cantonnées à un seul de ces silos. Par exemple, pour vendre un nouveau produit, le comité de direction élit une idée à explorer dont la R&D va définir et réaliser le prototype. En parallèle, l’équipe commerciale va commencer à démarcher les futurs clients. Une fois le prototype arrivé à maturité, le bureau d’étude va proposer à la production une procédure de mise en oeuvre d’une quantité réduite du produit. En cas de défaillance sur une pièce vendue, le client pourra alors contacter le support afin de résoudre le problème.

Nous venons d’illustrer ici ce que l’on appelle un processus métier. Un tel processus permet de coordonner les activités des différentes responsabilités de l’entreprises afin d’atteindre un objectif particulier.
Un autre aspect de l’approche par processus est de cloisonner un cas/dossier pour ne pas empiéter sur les autres « instances » de ce processus. En d’autres termes, Je ne veux pas que la facture de la prestation du 1er au 30 janvier soit envoyée à Air France alors que cette expertise a eu lieu chez Lufthansa.

Une fois qu’un tel processus est défini clairement, il est alors possible de se rendre compte d’optimisations possibles. Par exemple, si dans notre façon de travailler, nous envoyons la facture lorsque le client passe commande plutôt qu’après que le produit ait été expédié, nous pourrions gagner quelques jours voire semaines pour recevoir le payement et ainsi permettre de nouveaux investissement plus rapidement et optimiser notre rentabilité. Par ailleurs, si nous avons une vision claire de la quantité de travail de chaque équipe, nous pourrons savoir dans quelle équipe il est nécessaire de recruter pour gagner en productivité.

Malheureusement, gérer un tel suivi à la main peut s’avérer laborieux, voire impossible dans certains cas. J’ai souvenir par exemple de grosses entreprises qui n’avaient pas une idée claire et précise de comment elles travaillaient. Si bien que pour certains cas, lorsque la livraison d’un produit était bloquée, il était presque impossible de savoir ce qui bloque, ce qui résultait le plus souvent en des coûts en augmentation et une ambiance détériorée entre les équipes.

Il existe depuis quelques années maintenant un certain nombre d’outils méthodologiques et techniques qui permettent de définir ces processus métier. Parmi lesquels vous trouverez une discipline appelée le BPM (Business Process Management) et son langage associé BPMN. Associé à cette approche, un certain nombre d’outils permettent la spécification de l’organisation de l’entreprise sous forme de processus, l’exécution ou le suivi des activités de l’entreprise. Un certain nombre de ces outils sont disponibles à très faible coût, voire à aucun coût initial. Vous en trouverez une liste ici par exemple : Wikipedia
Je vous conseillerais pour vous faire la main et explorer le domaine Bonita BPM

Est-ce que vous avez déjà rencontré cette approche ? Si oui, êtes vous allé jusqu’à la mise en place d’une plateforme d’exécution pour vos processus ? Qu’en avez vous pensé ? Est-ce que la présentation sur le blog d’un outil comme Bonita BPM vous intéresserait ?