Archives de catégorie : Organisation

Pomodoro – et si la solution à la procrastination se trouvait dans les tomates ?

La procrastination, ou l’art de reporter à demain ce que l’on aurait du faire hier, que commente celui qui n’y a jamais été confronté. J’aimerais aujourd’hui vous partager une technique assez simple à mettre en oeuvre pour reprendre la main sur ces tâches chiantes que vous avez à réaliser, ces jours où vous préféreriez terminer votre nuit. Il s’agit de la technique Pomodoro.

Le principe global est très simple.

1. Clarifier l’objectif

En début de journée/cycle, il suffit de lister les tâches que l’on souhaite faire pendant le cycle à venir. Cela permet de clarifier ce que l’on a à faire pour arriver à nos objectifs globaux.

2. Planifier les tâches

La seconde étape consiste à estimer le nombre de « tomates » que l’on souhaite dépenser pour effectuer chacune des tâches. Une tomate correspond à une tranche de 25 minutes de pleine concentration que l’on va passer sur une unique tâche. Si une tâche nécessite trop de tomates, il vaut mieux découper cette tâche. 4 tomates pour une tâche est à mon avis le maximum.

3. Se lancer

Une fois que l’on sait ce que l’on doit faire, il ne reste plus qu’à se lancer. Pour cela, on lance le chrono et on ne bosse que sur la tâche. Aucune distraction ne doit être acceptée.
En forme de tomate le chrono parce que c’est plus fun ! Ou sur le net/téléphone parce que c’est plus pratique. Perso j’aime bien tomato-timer.
Arrivé à la fin des 25 minutes, on arrête tout ce qu’on fait pour une pause bien méritée. Si on est en train d’écrire quelque chose, on s’arrête, tant pis. L’important ici est de faire 25 minutes non stop et de s’arrêter.

4. La pause

5 minutes de pause active ! On se lève de son ordinateur/bureau/poste de travail/… et on se détend en faisant des étirements, automassage, marche, … Peu importe, tant qu’on bouge et qu’on ne s’abrutit pas devant un écran. Si l’on vient de dépenser 4 tomates, la pause n’est pas de 5 minutes, mais de 15.
Une fois la pause terminée, on relance une tomate de travail.

Quelques conseils pour finir

L’important de la méthode est de suivre le processus sans faille.
J’ai toujours été étonné en fin de journée du boulot qui avait été achevé en suivant ce process, même lorsque je n’étais vraiment pas motivé.
Je repense à une question qui revient souvent lorsque l’on a terminé avant la fin du timer. Ici, la réponse est simple : Il ne faut en aucun cas changer de tâche, mais simplement perfectionner ce qui a été fait jusqu’à la fin de la tomate en cours. 25 minutes de travail focus, c’est 25 mn, peu importe si on pense finir avant ou pas.
Une fois qu’on s’est rendu compte de comment pomodoro peut rendre les tâches plus rapides, on peut être tenté de l’utiliser pour accélérer tout ce qui compose notre vie. Faut pas ! A titre personnel, je n’y ai recours que lorsque je suis vraiment inefficace,  il s’agit de ma botte secrète pour ces jours où mon énergie est proche de 0.

Organisation des entreprises : la vision processus

On entend souvent que les entreprises sont aujourd’hui organisées en terme de processus. Je vous propose d’explorer ce que cette idée exprime exactement, ce qu’elle apporte ainsi que les outils concrets qui existent gérer toutes les facettes de ces processus métier.

Passé une certaine taille, bon nombre d’entreprises abordent une structure en silo. C’est à dire que chaque responsabilité de l’entreprise est isolé dans une entité à part entière : comptabilité, conseil/service, R&D, production, service commercial, support, …
Or, rares sont les activités de l’entreprise qui restent cantonnées à un seul de ces silos. Par exemple, pour vendre un nouveau produit, le comité de direction élit une idée à explorer dont la R&D va définir et réaliser le prototype. En parallèle, l’équipe commerciale va commencer à démarcher les futurs clients. Une fois le prototype arrivé à maturité, le bureau d’étude va proposer à la production une procédure de mise en oeuvre d’une quantité réduite du produit. En cas de défaillance sur une pièce vendue, le client pourra alors contacter le support afin de résoudre le problème.

Nous venons d’illustrer ici ce que l’on appelle un processus métier. Un tel processus permet de coordonner les activités des différentes responsabilités de l’entreprises afin d’atteindre un objectif particulier.
Un autre aspect de l’approche par processus est de cloisonner un cas/dossier pour ne pas empiéter sur les autres « instances » de ce processus. En d’autres termes, Je ne veux pas que la facture de la prestation du 1er au 30 janvier soit envoyée à Air France alors que cette expertise a eu lieu chez Lufthansa.

Une fois qu’un tel processus est défini clairement, il est alors possible de se rendre compte d’optimisations possibles. Par exemple, si dans notre façon de travailler, nous envoyons la facture lorsque le client passe commande plutôt qu’après que le produit ait été expédié, nous pourrions gagner quelques jours voire semaines pour recevoir le payement et ainsi permettre de nouveaux investissement plus rapidement et optimiser notre rentabilité. Par ailleurs, si nous avons une vision claire de la quantité de travail de chaque équipe, nous pourrons savoir dans quelle équipe il est nécessaire de recruter pour gagner en productivité.

Malheureusement, gérer un tel suivi à la main peut s’avérer laborieux, voire impossible dans certains cas. J’ai souvenir par exemple de grosses entreprises qui n’avaient pas une idée claire et précise de comment elles travaillaient. Si bien que pour certains cas, lorsque la livraison d’un produit était bloquée, il était presque impossible de savoir ce qui bloque, ce qui résultait le plus souvent en des coûts en augmentation et une ambiance détériorée entre les équipes.

Il existe depuis quelques années maintenant un certain nombre d’outils méthodologiques et techniques qui permettent de définir ces processus métier. Parmi lesquels vous trouverez une discipline appelée le BPM (Business Process Management) et son langage associé BPMN. Associé à cette approche, un certain nombre d’outils permettent la spécification de l’organisation de l’entreprise sous forme de processus, l’exécution ou le suivi des activités de l’entreprise. Un certain nombre de ces outils sont disponibles à très faible coût, voire à aucun coût initial. Vous en trouverez une liste ici par exemple : Wikipedia
J
e vous conseillerais pour vous faire la main et explorer le domaine Bonita BPM

Est-ce que vous avez déjà rencontré cette approche ? Si oui, êtes vous allé jusqu’à la mise en place d’une plateforme d’exécution pour vos processus ? Qu’en avez vous pensé ? Est-ce que la présentation sur le blog d’un outil comme Bonita BPM vous intéresserait ?

S’organiser avec des MindMaps et Freeplane

Quelque soit votre activité, avoir une bonne organisation est nécessaire. L’un des moyens que j’aimerais vous partager s’appelle les mind maps. J’utilise depuis quelques mois le logiciel Freeplane dans ce cadre pour organiser mes idées, mes tâche, mes projets, … J’aimerais ici vous présenter rapidement le concept de mindmaps avant de m’attarder sur l’utilisation basique du logiciel Freeplane.

Le concept de mindmaps/carte heuristiques/cartes mentales a été formalisé dans les années 70 par le psychologue Tony Buzan. Le principe est assez simple et consiste à raffiner les idées relatives à un sujet donné, afin de produire une structure arborescente des différentes notions qui y ont attrait. Voici un exemple proposé par Wikipedia qui présente l’architecture d’un ordinateur.

ExempleMindmap

Il existe à ce jour plusieurs logiciels permettant de dessiner des cartes mentales. J’ai fait le choix il y a quelques années de Freeplane pour sa licence libre, sa communauté active et ses nombreuses fonctionnalités. Il est téléchargeable depuis le site http://sourceforge.net/projects/freeplane/

La toute première chose que l’on veut faire dans Freeplane, c’est ajouter et déplacer des nœuds. Ici, plusieurs possibilités s’offrent à nous : Entree et Insert permettent d’insérer un nœud frère (en dessous) et un nœud fils. Les nœuds peuvent ensuite être déplacés via ctrl+flèches.

Tous les nœuds créés ont pour l’instant le même style. Ajouter des couleurs, icônes ou nuages peut permettre d’y voir plus clair, voire classifier certains nœuds, comme par exemple distinguer les tâches à faire, en cours ou terminées. Le menu Mise en forme->Appliquer un style en propose déjà un certain nombre. Il est possible d’en rajouter de nouveaux depuis le menu Mise en forme->Styles->gérer les styles, puis, clic droit sur un style->créer un style à partir de ce nœud. On définit les propriétés du style dans la partie droite de l’écran. C’est ainsi que l’on peut rajouter par exemple une numérotation automatique ou un tick à chaque tâche terminée.

styles

Parcourir les menus pour accéder aux styles n’est cependant pas des plus pratique… Il est donc possible d’attribuer un raccourci clavier à chaque fonctionnalité accessible depuis un menu. Pour cela, il suffit de la sélectionner par ctrl+click gauche et de rentrer la combinaison de touches choisie dans la fenêtre qui s’ouvrira alors. On utilise le plus souvent les touches de fonction (F1-F12) et éventuellement les touches ctrl, alt ou shift.racourci

Une dernière fonctionnalité que vous voulais vous présenter est l’ajout de liens à un nœud. Ctrl+K permet d’ajouter un lien vers un fichier, vers un site ou vers une autre mindmap, voire vers un autre nœud. Ctrl+Entrée permet d’aller directement à l’emplacement du lien.
Ce qui est intéressant avec cette fonctionnalité est que Freeplane choisira le programme le plus approprié pour utiliser le lien. S’il s’agit d’un site, celui ci s’ouvrira dans votre navigateur, s’il s’agit d’un fichier, le logiciel par défaut sera utilisé (word pour un .doc, …), et s’il s’agit d’une mindmap, freeplane l’affichera comme un nouvel onglet.

lien Avec cette fonctionnalité, on peut facilement imaginer une carte centrale de supervision qui permet d’accéder à différentes autres cartes plus précises. Utile pour le suivi de projets par exemple, ou encore créer un point de d’entrée vers toutes ses connaissances et travaux en cours… Armé de ces quelques outils, vous devriez être en mesure d’organiser la plupart de vos idées et tâches.

D’autres articles viendront pour préciser quelques cas concrets, comme l’implémentation de GTD via une mindmap ou le suivi de projets. N’hésitez pas à partager la façon dont vous vous organisez à l’aide de mindmaps pour en faire profiter la communauté.