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Pomodoro – et si la solution à la procrastination se trouvait dans les tomates ?

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La procrastination, ou l’art de reporter à demain ce que l’on aurait du faire hier, que commente celui qui n’y a jamais été confronté. J’aimerais aujourd’hui vous partager une technique assez simple à mettre en oeuvre pour reprendre la main sur ces tâches chiantes que vous avez à réaliser, ces jours où vous préféreriez terminer votre nuit. Il s’agit de la technique Pomodoro.

Le principe global est très simple.

1. Clarifier l’objectif

En début de journée/cycle, il suffit de lister les tâches que l’on souhaite faire pendant le cycle à venir. Cela permet de clarifier ce que l’on a à faire pour arriver à nos objectifs globaux.

2. Planifier les tâches

La seconde étape consiste à estimer le nombre de « tomates » que l’on souhaite dépenser pour effectuer chacune des tâches. Une tomate correspond à une tranche de 25 minutes de pleine concentration que l’on va passer sur une unique tâche. Si une tâche nécessite trop de tomates, il vaut mieux découper cette tâche. 4 tomates pour une tâche est à mon avis le maximum.

3. Se lancer

Une fois que l’on sait ce que l’on doit faire, il ne reste plus qu’à se lancer. Pour cela, on lance le chrono et on ne bosse que sur la tâche. Aucune distraction ne doit être acceptée.
En forme de tomate le chrono parce que c’est plus fun ! Ou sur le net/téléphone parce que c’est plus pratique. Perso j’aime bien tomato-timer.
Arrivé à la fin des 25 minutes, on arrête tout ce qu’on fait pour une pause bien méritée. Si on est en train d’écrire quelque chose, on s’arrête, tant pis. L’important ici est de faire 25 minutes non stop et de s’arrêter.

4. La pause

5 minutes de pause active ! On se lève de son ordinateur/bureau/poste de travail/… et on se détend en faisant des étirements, automassage, marche, … Peu importe, tant qu’on bouge et qu’on ne s’abrutit pas devant un écran. Si l’on vient de dépenser 4 tomates, la pause n’est pas de 5 minutes, mais de 15.
Une fois la pause terminée, on relance une tomate de travail.

Quelques conseils pour finir

L’important de la méthode est de suivre le processus sans faille.
J’ai toujours été étonné en fin de journée du boulot qui avait été achevé en suivant ce process, même lorsque je n’étais vraiment pas motivé.
Je repense à une question qui revient souvent lorsque l’on a terminé avant la fin du timer. Ici, la réponse est simple : Il ne faut en aucun cas changer de tâche, mais simplement perfectionner ce qui a été fait jusqu’à la fin de la tomate en cours. 25 minutes de travail focus, c’est 25 mn, peu importe si on pense finir avant ou pas.
Une fois qu’on s’est rendu compte de comment pomodoro peut rendre les tâches plus rapides, on peut être tenté de l’utiliser pour accélérer tout ce qui compose notre vie. Faut pas ! A titre personnel, je n’y ai recours que lorsque je suis vraiment inefficace,  il s’agit de ma botte secrète pour ces jours où mon énergie est proche de 0.

La musique de l’oral

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Il y a peu, j’ai eu l’occasion d’assister à une présentation, sur un sujet qui avait tout pour être endormant à l’extrême. Seulement, cette fois, le présentateur m’a captivé et j’ai presque tout retenu de son exposé. Pourquoi ? Grace à la musique de sa présentation…

D’un point de vue général, une présentation commence calmement, pour mettre le spectateur dans le bain, le préparer à recevoir le gros du contenu pour enfin terminer en douceur. Cette image en tête, la préparation peut être difficile, longue, sans savoir exactement par où commencer. L’idée est simplement de définir exactement ce que l’on veut dire sur l’ensemble du sujet, en raffinant jusqu’aux détails les plus précis.

Armé de cette musicalité générale, il est souvent plus simple de découper un morceau en sous morceaux lors de l’écriture. C’est la même chose pour une présentation. Aborder d’un coup une présentation d’une heure n’est pas chose aisée. Cependant, une présentation de 10 minutes est beaucoup plus simple à définir. Ainsi, découper la tâche délicate de la présentation d’une heure en 6 petites présentations de 10 minutes permet de n’avoir à résoudre que 6 problèmes simples.

Lorsque l’on parle de musique, il faut avoir à l’esprit les notes possibles. A l’oral, j’aime distinguer 3 notes différentes :

  • La théorie ou l’explication
  • La démonstration
  • La blague/citation destinée à faire sourire

Chacune de ces 3 notes va faire varier le rythme de la présentation, et permettre à l’auditoire de garder son attention. Durant toute la présentation, si l’on reste sur une seule de ces notes, le morceau sera monotone et ennuyant. Varier de note régulièrement permet de donner du rythme et du cœur à l’ouvrage complet.

C’est ainsi qu’instrumenté de ces quelques astuces une présentation initialement laborieuse et ennuyante pourra donner avec assez peu d’efforts un morceau agréable à écouter, voire, qui sait, un chef d’oeuvre. Petit conseil de dernière minute : soyez toujours prêt. On ne sait jamais ce qui peut arriver, être capable de proposer sa présentation à n’importe quel moment permettra de saisir toute opportunité qui pourrait survenir et ainsi marquer les esprits.

Comment gérer ses dépenses simplement

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Il y a quelques temps, j’ai eu à aider une amie qui avait des problèmes d’argent. Malgré des revenus corrects et peu de dépenses, elle s’est retrouvée à découvert et en interdit bancaire suite à une facture de trop. Ses problèmes venaient simplement d’un mauvais suivi et de peu de prévisions sur les dépenses à venir. Pour l’aider, j’ai mis en place une méthode de suivi très simple qui lui aura permis de mettre de côté plus de 500€ au bout de quelques mois. La seule chose nécessaire : un tableur (Microsoft Excel, Google Spreadsheet ou encore OpenOffice suffisent amplement).

Première étape : définir les revenus et dépenses récurrents.

Dans une première feuille, l’idée est de lister les différentes transferts récurrents. Le 1er la paye de 1500 euros, le 5 le remboursement du crédit de 450 euros, le 10 téléphone de 20 euros et le 15 l’assurance de 50 euros, …

Au final, ça donne quelque chose comme ça :

Jour du mois Libellé Crédit Débit
1 Paye 1500
5 Remboursement Crédit 450
10 Téléphone 20
15 Assurance 50

Seconde étape : initier le suivi.

Maintenant que nous savons à peu près ce qui est récurrent chaque mois, la seconde étape est d’initier le suivi. Dans une seconde feuille, je recopie pour chaque mois les transferts récurrents. Disons que je veuille des prévisions à 3 mois à partir de décembre 2014, ça donne ça :

Jour du mois Libellé Crédit Débit
01/12/2014 Paye 1500
05/12/2014 Remboursement Crédit 450
10/12/2014 Téléphone 20
15/12/2014 Assurance 50
01/01/2015 Paye 1500
05/01/2015 Remboursement Crédit 450
10/01/2015 Téléphone 20
15/01/2015 Assurance 50
01/02/2015 Paye 1500
05/02/2015 Remboursement Crédit 450
10/02/2015 Téléphone 20
15/02/2015 Assurance 50

Ce qu’il nous faut maintenant, c’est connaître à chaque dépense ou crédit, quel sera le solde du compte. Pour cela, il est nécessaire de connaître le solde au 1er décembre (comme crédit) et de faire le calcul de du solde à chaque ligne via la formule : « case du dessus » + « colonne crédit » – « colonne débit » (click sur la case correspondant au solde, taper « = », puis click sur la case au dessus, « + », case crédit sur la ligne, « -« , case débit sur la ligne)

Et nous arrivons à cette feuille :

Jour du mois Libellé Crédit Débit
01/12/2014 Solde initial 250 250
01/12/2014 Paye 1500 1750
05/12/2014 Remboursement Crédit 450 1300
10/12/2014 Téléphone 20 1280
15/12/2014 Assurance 50 1230
01/01/2015 Paye 1500 2730
05/01/2015 Remboursement Crédit 450 2280
10/01/2015 Téléphone 20 2260
15/01/2015 Assurance 50 2210
01/02/2015 Paye 1500 3710
05/02/2015 Remboursement Crédit 450 3260
10/02/2015 Téléphone 20 3240
15/02/2015 Assurance 50 3190

Il ne reste plus qu’à initier le suivi.

Troisième étape : faire le suivi.

La dernière colonne de notre feuille donne, à chaque date, quelle est la somme que l’on peut espérer avoir sur notre compte. Je sais qu’à début février, je vais avoir une facture d’environ 300 euros à payer. Il suffit de l’ajouter au tableau. J’ai envie de mettre de côté tous les mois 50 euros, j’ajoute comme une dépense et je crée une nouvelle feuille pour ce livret. Bien sûr, je m’assure de garder la feuille triée.

Afin d’être sûr de ne pas s’écarter, il convient de regarder où en sont les dépenses chaque jour qui passe et de les marquer comme vérifiées (personnellement, je marque la ligne en bleu).
Qu’en est-il des dépenses dont je ne connais ni la date, la somme exacte avant qu’elle me soit débitée ou que je reçoive la facture ?
Ici, rien de bien compliqué, il suffit de faire une estimation sur la date et la somme, de marquer cette somme et d’ajuster le jour J.

Conclusion : prévoir et agir au préalable

Armé de ce petit outil, il devrait être assez simple de prévoir les dépenses à venir et d’éviter de se retrouver dans le rouge. Cela permet de savoir combien il est possible de dépenser chaque mois, voire de prévoire un un projet d’achat comme un appareil photo. Lorsque je sais qu’une grosse facture arrive (impôts, taxe d’habitation, taxe foncière, réparation, entretien, …), je marque cette dépense à la date prévisionnelle et j’ajuste mes dépenses jusqu’à cette date afin de toujours garder le total intermédiaire positif.

Quelques petites astuces  pour finir ?

  • J’ai pour coutume de marquer d’une couleur différente la dernière dépense avant ma paye vu qu’il s’agit de la plus grosse rentrée du mois et que si un problème arrive, c’est à cette date que c’est le plus marquant. Ca me permet de voir au premier regard s’il faut que je fasse attention ou non.
  • Je mets en place des virements automatique sur un livret chaque début de mois afin de prévoir les grosses dépenses tout en générant quelques intérêts, c’est toujours ça de pris.
  • Pour les virements et calculs d’intérêts, les banques ont pour coutume de fonctionner en quinzaine, c’est à dire qu’elles calculent les intérêts par tranche de 15 jours, en général le 1er et le 15 de chaque mois.
  • J’ai aussi pour coutume de marquer « Unique » à côté de chaque dépense unique afin de pouvoir repérer les grosses dépenses qui me font certains mois dévier de mes prévisions.

N’hésitez pas à partager vos propres astuces et me donner votre avis sur comment vous vous appropriez cette méthode. Je vous donnerai dans quelques temps une façon de calculer l’intérêt d’un investissement plutôt qu’un autre (évaluer l’intérêt d’investir dans un appartement plutôt que payer un loyer par exemple).

S’organiser avec des MindMaps et Freeplane

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Quelque soit votre activité, avoir une bonne organisation est nécessaire. L’un des moyens que j’aimerais vous partager s’appelle les mind maps. J’utilise depuis quelques mois le logiciel Freeplane dans ce cadre pour organiser mes idées, mes tâche, mes projets, … J’aimerais ici vous présenter rapidement le concept de mindmaps avant de m’attarder sur l’utilisation basique du logiciel Freeplane.

Le concept de mindmaps/carte heuristiques/cartes mentales a été formalisé dans les années 70 par le psychologue Tony Buzan. Le principe est assez simple et consiste à raffiner les idées relatives à un sujet donné, afin de produire une structure arborescente des différentes notions qui y ont attrait. Voici un exemple proposé par Wikipedia qui présente l’architecture d’un ordinateur.

ExempleMindmap

Il existe à ce jour plusieurs logiciels permettant de dessiner des cartes mentales. J’ai fait le choix il y a quelques années de Freeplane pour sa licence libre, sa communauté active et ses nombreuses fonctionnalités. Il est téléchargeable depuis le site http://sourceforge.net/projects/freeplane/

La toute première chose que l’on veut faire dans Freeplane, c’est ajouter et déplacer des nœuds. Ici, plusieurs possibilités s’offrent à nous : Entree et Insert permettent d’insérer un nœud frère (en dessous) et un nœud fils. Les nœuds peuvent ensuite être déplacés via ctrl+flèches.

Tous les nœuds créés ont pour l’instant le même style. Ajouter des couleurs, icônes ou nuages peut permettre d’y voir plus clair, voire classifier certains nœuds, comme par exemple distinguer les tâches à faire, en cours ou terminées. Le menu Mise en forme->Appliquer un style en propose déjà un certain nombre. Il est possible d’en rajouter de nouveaux depuis le menu Mise en forme->Styles->gérer les styles, puis, clic droit sur un style->créer un style à partir de ce nœud. On définit les propriétés du style dans la partie droite de l’écran. C’est ainsi que l’on peut rajouter par exemple une numérotation automatique ou un tick à chaque tâche terminée.

styles

Parcourir les menus pour accéder aux styles n’est cependant pas des plus pratique… Il est donc possible d’attribuer un raccourci clavier à chaque fonctionnalité accessible depuis un menu. Pour cela, il suffit de la sélectionner par ctrl+click gauche et de rentrer la combinaison de touches choisie dans la fenêtre qui s’ouvrira alors. On utilise le plus souvent les touches de fonction (F1-F12) et éventuellement les touches ctrl, alt ou shift.racourci

Une dernière fonctionnalité que vous voulais vous présenter est l’ajout de liens à un nœud. Ctrl+K permet d’ajouter un lien vers un fichier, vers un site ou vers une autre mindmap, voire vers un autre nœud. Ctrl+Entrée permet d’aller directement à l’emplacement du lien.
Ce qui est intéressant avec cette fonctionnalité est que Freeplane choisira le programme le plus approprié pour utiliser le lien. S’il s’agit d’un site, celui ci s’ouvrira dans votre navigateur, s’il s’agit d’un fichier, le logiciel par défaut sera utilisé (word pour un .doc, …), et s’il s’agit d’une mindmap, freeplane l’affichera comme un nouvel onglet.

lien Avec cette fonctionnalité, on peut facilement imaginer une carte centrale de supervision qui permet d’accéder à différentes autres cartes plus précises. Utile pour le suivi de projets par exemple, ou encore créer un point de d’entrée vers toutes ses connaissances et travaux en cours… Armé de ces quelques outils, vous devriez être en mesure d’organiser la plupart de vos idées et tâches.

D’autres articles viendront pour préciser quelques cas concrets, comme l’implémentation de GTD via une mindmap ou le suivi de projets. N’hésitez pas à partager la façon dont vous vous organisez à l’aide de mindmaps pour en faire profiter la communauté.